Projekte werden in unserer heutigen Gegenwart wichtiger, da Krisen allgegenwärtig sind, eine ständige Anpassung an neue Rahmenbedingungen erforderlich ist und im Sinne der Risikominimierung ein Denken in Projekten zielführend erscheint. Im Bauwesen steht das Denken in Projekten auf der Tagesordnung. Nicht immer mit Erfolg.
Projektorganisation
Jedes Projekt beginnt – eigentlich – mit der Projektorganisation. Trägt man ein Projekt auf der Zeitskala auf, dann unterscheiden sich die Projektstufen in:
- Definition
- Planung
- Bauausführung
- Inbetriebnahme und
- Nutzung.
Beim Thema Projektorganisation und Festlegung der Zielvorgaben besteht der häufige Fehler darin, in der ersten Projektstufe keinen wesentlichen Wissenszuwachs zu erzielen. Problematisch ist der Umstand, dass die Beeinflussungsmöglichkeit im Projektverlauf nämlich drastisch sinken. In einem konventionellen Abwicklungsprozess ist die Wissensentwicklung in der Bauausführung am höchsten ausgeprägt. Wird dann auch noch Planung während des Bauprozesses betrieben, ist das Risiko bei geringer Einflussmöglichkeit deutlich gesteigert. Die Tendenz in Richtung „Pfusch“ ist groß.
Wird in einem Projekt hingegen ein aktives Wissensmanagement implementiert, dann ist die Wissensentwicklung im Wesentlichen in den Projektstufen Definition und Planung angesiedelt. Eine derartige Projektabwicklung setzt ein aktives und erfahrenes Projektmanagement voraus, welches den Definitionsprozess aktiv steuert und so weit in der Materie sicher ist, dass es Kosten, Wirtschaftlichkeit und Qualität erfasst. Der Projektmanager selbst muss die Zusammenhänge genaustens kennen und die Materie erfassen, um daraus ein Wissensmanagement abzuleiten.
Hans Sommer skizziert die Rolle des Projektmanagers wie folgt: „Der Projektmanager tritt als Koordinator mit Integrationsvermögen auf, der die Beteiligten dazu motiviert, ihre Mitarbeit aus eigenem Interesse einzubringen. Er schafft die Grundlagen für einen geordneten Organisationsablauf, bei dem die Beteiligten in der Regel aus Eigeninitiative an Problemlösungen herangehen“ [1].
Die Projektorganisation selbst unterteilt sich in die folgenden Bereiche:
- Aufbauorganisation bzw. Bauherrenorganisation: Hier ist eine klare Entscheidungshierarchie unerlässlich. Wesentlich ist die Frage: Nach welchem Schema laufen Entscheidungsfindungen ab?
- Zielvorgaben und Zielfortschreibung: Wesentlich ist die eindeutige Zielvorgabe nach der Fragestellung: „Was wollen wir?“ Von Auftraggeber-Seite erreichen das Projektmanagement Vorgaben, während von ausführender Seite (Planungsbüros, Baufirmen) Berichte zu erwarten sind. Diese Informationsflüsse gilt es, zu organisieren, gegebenenfalls zu diskutieren und zu leiten.
- Ablauforganisation: Projekt- und Plangliederung, Terminmanagement
- Vertragswesen: Planungsverträge, Bauleistungsverträge
- Entscheidungsfindung
- Information und Kommunikation
Vertrags- und Risikomanagement
Damit die Planung eindeutig und ohne Konflikte vonstatten gehen kann, ist ein klares und inhaltlich abgestimmtes Vertragskonzept für Planung und Bauausführung das Um und Auf. Vertragsänderungen, Zusatzleistungen und veränderte Leistungen sind a priori abzuklären. Differenzen führen nämlich immer zu Leistungsminderungen und erzeugen sensible Reibungsverluste. Ein vorbeugendes und aktives Risikomanagement betreibt die Identifikation, Bewertung, Bewältigung von Risiken sowie die Maßnahmenumsetzung und -überwachung. „Im Mittelpunkt steht die Risiko-Bewältigung durch quantitatives Chancenmanagement, um adäquate Handlungsalternativen für die Projektverantwortlichen aufzuzeigen und geeignete Strategien gemeinsam umsetzen zu können“ [1].
Zum Risikomanagement gehört das Anti-Claim-Management, welches sich auf ein kooperatives Management stützt und zeitnah und projektbegleitend Vertragsabweichungen kausal dokumentiert, transparent aufbereitet und nachvollziehbar kommuniziert und letztlich mit einer neutralen Instanz ausverhandelt.
Terminmanagement
Um Bauprojekte erfolgreich abzuwickeln, ist ein aktives Terminmanagement erforderlich. Die Verlängerung von Bauzeiten verursacht immer zusätzliche Baukosten, die sich auch als entgangene Einnahmen niederschlagen. Gerade aus diesem Umstand heraus gehört eine Optimierung der Bauzeiten, um die Bauausführung schnell und effizient abzuwickeln zu den Kernaufgaben im Projektmanagement. In der Bauausführung stellt sich aber auch in der Praxis heraus, ob die Annahmen realistisch waren. Interessant sind aber auch die Rückschlüsse für die Planung selbst: Wie können Planung und Konzept so abgestimmt werden, damit die Bauzeiten wesentlich beschleunigt werden?
Eine detaillierte Vorstellung über den Baugrund, die Lage des Bauwerks, die Logistik und Baustelleneinrichtung, die Lieferzeiten, die projektbezogenen Risiken, die Art der Konstruktion und die möglichen Alternativen sowie über die Einbindung der technischen Gebäudeausstattung und des Innenausbaus entscheiden über den Erfolg oder Misserfolg des Projekts, weshalb Erfahrung, Wissenstransfer und vorausschauende Planung sich mehrfach bezahlt machen. Ein offener Ansatz ist heute unerlässlich.
Termine müssen natürlich im Vorfeld klar und deutlich, aber auch realistisch definiert und im Nachhinein kontrolliert werden. Gerade in Bezug auf die Definition der Termine ist eine entsprechende Ressourcenplanung in die Wege zu leiten.
Kostenmanagement
Äquivalent zu den Terminen erfolgt auch die Festlegung des Kostenrahmens, die Dokumentation und Kontrolle der laufenden Kosten sowie die Entscheidungsfindung bei Abweichungen. Wesentlich ist die Erkenntnis, dass die Einflussmöglichkeiten im Projektverlauf drastisch abnehmen. Insbesondere die potentiell steigenden Baukosten sind zu prognostizieren, um die Auswirkungen auf das Gesamtprojekt zu bewerten. Insofern ein Bauprojekt kein Konsumobjekt ist, sondern eine Investition darstellt, welche rückfinanziert werden muss, steht eine Investitionsschätzung an.
Direkt aus dem Kostenmanagement ergeben sich Konsequenzen zum Thema Wirtschaftlichkeit des Bauvorhabens. Diese umfassen allerdings auch die Folgekosten, nämlich:
- Wartungs- und Instandhaltungskosten
- Reinigungskosten
- Energiekosten
- Abbruch und Recycling
Infolgedessen geht es beim Thema Wirtschaftlichkeit auch und gerade um die Bewertung der Nachhaltigkeit.
Qualitätsmanagement
„Qualität wird zuallererst in der Planung erzeugt“ [1]. Die Qualität der Planung kennzeichnet die Erreichung der Planungsziele, die Ergänzung der Technologien, die Koordination der Gewerke, die Berücksichtigung von Unsicherheiten, die Plausibilisierung der Termin- und Kostenschätzung. Es gilt nach Hans Sommer die 10er-Regel: Fehler, die nicht in der Planung vermieden werden, kosten das 10-fache.
Die Qualitätskontrolle umfasst im Bauprozess sodann die Überwachung, die Abnahme und die Mängelbeseitigung.
Projektkommunikationsmanagement
Letztlich steht und fällt jedes Projekt mit der Kommunikation, welche vorrangig intern, aber auch extern veranlagt ist und auf ein zuverlässiges Informationssystem zu stützen ist. Ein besonderes Augenmerk ist auf das Konfliktmanagement zu legen. Konflikte lähmen und paralysieren, bremsen und zerstören die Zielerreichung. Die Energie, die Konflikte generieren, ist in positive Bahnen zu lenken.
Literatur:
[1] Hans Sommer: „Projektmanagement im Hochbau – 35 Jahre Innovationen bei Drees & Sommer“, Springer Verlag, Heidelberg 2009
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