Größere Projekte verlangen naturgemäß ein Ordnungsprinzip, weil mit der Größe und Komplexität des Projekts die möglichen Konflikte zunehmen. Andererseits: Wenn ein solches nicht auch schon bei kleineren Projekten gelebt wird, wird es auch bei größeren Projekten schwer zu implementieren sein. Ein Ordnungsprinzip führt klare Ablaufstrukturen ein, die eindeutig sein, aber auch effizient abgearbeitet werden müssen.
Das moderne Projektmanagement erachtet es als Notwendigkeit, komplizierte und komplexe Prozesse in Teilprozesse zu gliedern. Sind die Rahmenbedingungen klar gesetzt und die Ablaufstrukturen festgelegt, besteht die „Kunst“ darin, sich auf Teilprozesse zu konzentrieren und diese laufend durch Wiederholbarkeit zu optimieren.
Solche Ablaufstrukturen umfassen:
- Planungsablauf
- Ausschreibung
- Planverteilung
- Kommunikationsfluss und Informationsaustausch
- Abstimmungsprozeduren
- Änderungsmanagement
- Leistungsverfolgung
- Kostenverfolgung
- Terminverfolgung
- Planprüfung und Freigabeprozess
- Rechnungsprüfung
- Nachtragsprüfung (Claim Management)
Es empfiehlt sich, Prozesse zu standardisieren und dadurch die Fehleranfälligkeit zu minimieren. Im Prozess der Projektinitiierung sind wesentliche Abläufe verbindlich zu klären sowie Planungsprozesse und Freigabefristen festzulegen. Abgesehen von einem ordentlichen Planungsablauf, der alle Beteiligten zufrieden stellt, sind dadurch nämlich wichtige Garantien in Richtung Auftraggeber gegeben.
Das so genannte Planlaufmanagement definiert die Planlieferzeiträume, die Prüfzeiträume, die Prüfbeteiligten sowie die Zeiträume der Überarbeitungen. Dadurch wird ein Sollablauf oder Workflow festgelegt, der sich in der Praxis bewähren muss. Wie in jeder strategischen Positionierung gilt es dabei zuallererst einmal, ein Team aufzustellen, sich der Ressourcen dieses Teams im Klaren zu sein und dieses strategisch einzusetzen.
Mindestens genauso wichtig wie die Planung und Planlieferung ist die transparente Dokumentation allfälliger Änderungen sowie die Kommunikation im laufenden Baubetrieb.
Demgemäß bieten sich digitale Plattformen oder Dokumentationssysteme an, die nicht nur Pläne, ihre Gültigkeit sowie die Versionsgeschichte, sondern ebenso die laufende Korrespondenz festhalten. Dadurch werden Eindeutigkeit, Transparenz, Dokumentierbarkeit sowie die Einhaltung klarer Prozesse und Zeitpläne durch digitale Managementmethoden sichergestellt.
Wesentlich sind die verbindlichen Regeln: Bauarbeiten dürfen nur nach freigegebenen Plänen durchgeführt werden, andernfalls sind – insofern die Planlieferfristen nicht eingehalten werden -, die Pläne anzufordern und den Verantwortlichen zur Last zu legen. Das Risiko ist groß, dass nach Entwürfen gebaut werden, die weder den Letztstand der Planung darstellen, noch technisch geprüft sind.
Die Ursache für Abweichungen im Planlieferprozess kann unter anderem auch in mangelnden Bestandsanalysen, nicht erfolgten Auftraggeberentscheidungen, Behördenauflagen, höherer Gewalt, aber auch bei Planungsfehlern, mangelnder Leistungsbereitschaft durch die Auftragnehmer und Ausführungsmängeln liegen. Für das gute Projekt gilt es: Vorsorgen, dass solche Abweichungen nicht entstehen und laufend dafür sorgen, dass diese beseitigt werden.
Und abgesehen von der ganzen Bürokratie muss es auch noch Raum für Kreativität geben. Kreativ kann man vor allem dann sein, wenn man sich sicher ist, dass der grundsätzliche Ablauf sicher ist. Und dann lässt es sich genialere Lösungen finden.
Literatur:
[1] Konrad Spang: „Projektmanagement von Verkehrsinfrastrukturprojekten“, Springer Vieweg Verlag, Berlin Heidelberg 2016
[2] Bernd Kochendörfer , Jens H. Liebchen , Markus G. Viering: „Bau-Projekt-Management – Grundlagen und Vorgehensweisen“, Springer Verlag, Wiesbaden 2021
Demanega 
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