Baustellen drohen häufig zu entgleiten. Die Baustellenorganisation ist „lax“, es fehlt an einer konsequenten, aber auch agilen Baustellenleitung, die Kommunikation ist mangelhaft, die Konflikte eskalieren, es fehlt an klaren Plänen sowie an einer einwandfreien Dokumentation, die auch im Nachhinein nach Bauende zur Verfügung steht.
Vielfach geht eine mangelnde Baustellenleitung relativ gut, weil die Konflikte schlussendlich nicht eskalieren und sich niemand auf ernsthafte Konfliktführungen einlassen will, die in fast allen Fällen mehr kosten als sie nutzen. Folglich gibt eine Seite nach, was allerdings nicht immer passiert, vor allem nicht dann, wenn die Folgekosten erheblich ausfallen und nicht unverschuldet getragen werden wollen.
Wenn wir bessere Umgebungen schaffen wollen, dann ist die Projektabwicklung das Um und Auf, um die notwendigen Abstimmungen durchzuführen, alle Erfordernisse optimal aneinander zu fügen und um auf Seiten des Auftraggebers eine Zufriedenheit zu bewirken.
Besser Umgebungen sind folglich nur durch bessere Projektabläufe denkbar. Die Hoffnungen, die in Richtung einer „Digitalen Planung“ gemacht werden, sind groß. Allerdings löst die digitale Planung nicht alle Probleme. Eine Planungs- und Kommunikationskultur ist in der analogen Welt zu etablieren und sodann auch in der digitalen Welt zu kultivieren.
Die Herausforderungen für eine konsequente Führung am Bau sind klar:
- Die Baustelleneröffnung ist ein relativ weit fortgeschrittener Punkt, vor welchem umfangreiche Planungen und auch die so genannte „Planung der Planung“ anberaumt werden müssen. Sich darauf verlassen, dass allgemein gültige Normen angewandt werden, ist vielfach zu wenig, es geht um die Zielgenauigkeit bei der Fragestellung, wie geplant werden soll und wie das Endprodukt aussehen muss.
- Das „Team Building“ muss kultiviert werden durch gegenseitiges Kennenlernen, klare Rollenverteilung und Eröffnungsverhandlungen, bei denen die „Spielregeln“ definiert werden, aber auch die Erwartungen und Arbeitsweisen klar geregelt sind.
- Laufende Baustellenbesprechungen und eine reibungslose Kommunikation sind absolut notwendig, bei denen offen und ehrlich und ohne Taktieren kommuniziert wird. Verhandlungsschriften sind allen Beteiligten zukommen zu lassen.
- Digitale Plattformen zur Planverteilung und Planannahme sind essenziell. Dazu gesellen sich digitale Plattformen für die Projektzusammenarbeit, für den Austausch, die gegenseitige Kontrolle und Anmerkungen, was meistens durch die gleichen Plattformen bewerkstelligt werden kann. Hinzu kommen digitale Plattformen für die laufende Planungs- und Bauzeitenkontrolle sowie die Kostenkontrolle.
- Für alle essenziellen Prozesse sind entsprechende Workflows eindeutig im Vorfeld zu definieren. Es muss allen Projektbeteiligten von Anfang an klar sein, wie lange Planprozesse und Planfreigaben dauern. Gleiches gilt für allfällige Änderungen, aber auch und gerade für Leistungsabweichungen, Bauzeitverzögerungen und allfällige Mängel.
- Die Workflows bewähren sich im Ernstfall und müssen vor allem auch jene Prozesse abdecken, die bei Konflikten, Nachtragsforderungen und Mängeln notwendig werden. Ein wirksames Konfliktmanagement und Krisenmanagement ist essenziell, um auch negative Vorkommnisse im Positiven zu lösen.
- Im Endeffekt umfasst das Krisenmanagement auch ein juristisches Projektmanagement, bei welchem der juristische Streitfall im Sinne der Mediation vermieden oder im Sinne des streitenden Rechts offensiv oder defensiv betrieben wird.
- Die Workflows sind im Rahmen der Baustelleneröffnung allen Beteiligten zu kommunizieren und gelten als verbindlich. In diesem Sinne ist ein Kontrollgremium mit Durchgriffsrecht einzusetzen.
- Bei allen wesentlichen Kommunikationen sind die Auftraggeber unbedingt einzubeziehen und zu informieren.
- Um die Projekte erfolgreich umzusetzen sind laufende aktuelle Dokumentationen des Baufortschrittes notwendig. Im Negativen gehört das Dokumentieren und Verfolgen von Mängeln, im Positiven das Feiern der Meilensteine dazu.
Demanega 
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